אוטמציה עסקית ללא קוד לעסקים קטנים ובינוניים

🔍מהי אוטמציה עסקית? ולמה היא חשובה לעסקים קטנים ובינוניים?
אוטומציה עסקית היא שימוש בטכנולוגיה כדי לפשט ולייעל תהליכים יומיומיים, ומשחררת צוותים ממשימות חוזרות ומפחיתה את הסיכוי לשגיאות אנוש. עבור עסקים קטנים ובינוניים (SMBs), אוטומציה נותנת פתרון משמעותי שיכול לשנות את אופן הפעולה על ידי הגברת היעילות ומאפשרת לחברי הצוות להתמקד בעבודות בעלות השפעה גבוהה במקום במשימות ידניות הגוזלות זמן.
דוגמא:
דמיינו עסק קטן או בינוני שמתעד ידנית פניות מלקוחות ועוקב אחרי כל אחד מהם בנפרד. עם אוטומציה עסקית, התהליך יכול להפוך לחלק ואוטומטי: פניות חדשות נקלטות אוטומטית במערכות ניהול לקוחות (CRM) כמו Pipedrive, Monday ו-Salesforce, והודעות מעקב נשלחות מיד, מה שמבטיח זמני תגובה מהירים וכל לקוח מקבל תשומת לב בזמן. אוטומציה פשוטה זו לא רק חוסכת זמן ויוצרת סדר ובהירות לכל עסק אלא גם משפרת את מעורבות ושביעות הרצון של הלקוחות.
למה אוטומציה עסקית היא נכונה ומדוייקת עבור עסקים 💡
אוטמציה עסקית משנה את הדרך בה עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים עם יעילות עסקית ושינויים דיגיטליים בעסק שלהם. להלן הסיבות:
חיסכון בעליויות: פיתוח תוכנה דורש השקעה משמעותית במפתחים מיומנים, זמן ומשאבים. כלים ללא קוד (כמו Make או Zapier) מבטלים את הצורך הזה על ידי הצעת ממשקי אינטגרציה מובנים, מה שהופך אוטומציה מתקדמת לנגישה ללא צורך במומחיות טכנית. גישה זו מאפשרת לעסקים קטנים ובינוניים ליצור אוטמציה עסקית בתהליכים ומשימות חוזרות של העסק שלהם באופן חסכוני, ומאפשרת להם להקצות משאבים לצמיחה אסטרטגית ופיתוח עסקי של העסק.
יישום מהיר וגמישות: פלטפורמות ללא קוד נועדו להפעיל פתרונות במהירות. עסקים קטנים ובינוניים יכולים להשיק אוטומציה עסקית בימים ואפילו שבועות, ולא בחודשים, מה שמאפשר להם להגיב במהירות לשינויים בשוק. המהירות הזו מאפשרת גם לעבוד באיטרציות , ומאפשרת לעסקים לבדוק תהליכים עסקיים ושינויים תוך כדי הדרך, ואם נדרשים שינויים, ניתן לבצע אותם מיידית, מה שמבטיח לעסק יותר גמישות ובסופו של דבר ROI.
שיפור יעילות: אוטמציה מייעלת תהליכים, כך שמשימות ע"י עובדים או בעל עסק מתבצעות במהירות ובדיוק רב יותר. כך יש זמן שמשתחרר עבור בעל העסק או העובדים (שמי כמונו יודעים, זמן זה משאב מאוד יקר), ומאפשר להתמקד בפעילויות בעלות ערך גבוה שמניעות צמיחה.
יכולת צמיחה ופיתוח עסקי: אוטמציה מאפשרת לעסקים לצמוח במהירות בלי להגדיל את עלויות כוח אדם באותו קצב. אינטגרציה עם מערכות אוטמטיות מאפשרות להתמודד עם עומסי עבודה גדולים בצורה חלקה.
דיוק ועקביות: ע"י הפחתת הזנת נתונים ידנית ומשימות חוזרות, אוטמציה עסקית מצמצמת שגיאות אנושיות ומבטיחה שהתהליכים יתנהלו בצורה עקבית. עבור עסקים קטניםם ובינוניים, זה בא לידי ביטוי בדיוק גבוה יותר במשימות כמו ניהול המידע, מעקב אחר מלאי ותקשורת עם לקוחות, מה שמאשפר את איכות השירות והאמינות.
סיפור הצלחה: מפעולות ידניות עד לאוטמציה עסקית עבור BeWeekly
האפליקציה היא פלטפורמת משלוחים חכמה שמספקת משלוחי מצרכים ללקוחות במודל דו-שבועי. במודל העסקי (B2B2C) של BeWeekly מאפשר למשתמשים ליצור רשימת קניות של מצרכים לא מתכלים שהן חוזרות אשר מגיעות לביתם בתאריכים נבחרים, מה שמבטיח אספקת מוצרים חיוניים בזמן.
💪 האתגר והמצב הקיים שהיה:
לפני יישום האוטמציה, כל התקשורת מול הלקוחות של BeWeekly התבצעה בצורה ידנית ע"י הצוות, מה שהפך למסורבל וגזל זמן יקר מהצוות.
בכל הזמנה היה צורך לשלוח באופן ידני ל WhatsApp של הלקוחות:
שליחת תזכורות ללקוחות לבדוק את רשימת הקניות ולעדכן את ההזמנה בהתאם.
שליחת תזכורת נוספת קרוב למועד המשלוח, כדי לוודא שהלקוחות מבצעים שינויים אחרונים במידת הצורך.
טיפול בהוצאת קבלות ושליחתן ללקוחות בצורה ידנית לאחר סיום תהליך ההזמנה.
חוסר בתקשורת ראשונית מסודרת עם המשתמשים החדשים שהצטרפו לשירות, מה שגרם לפספס הזדמנויות לבניית מעורבות ויצירת נאמנות כבר בשלב מסע הלקוח.
התהליך הידני עיכב את הצוות בתהליך התפעול, וכך פגעו ביכולת לספק שירות יעיל ואחיד, והכבידו על הצוות מבחינת זמן ומשאבים. היה צורך מהיר כדי לפתור את הפתרון בצורה אוטמטית בלי לשלב צוות פיתוח כדי לחסוך במשאבים ולהוציא כמה שיותר מהר פתרון, וכל לנהל את כל שלבי ההתקשרות בצורה מסודרת, מהירה וחסכונית.
🛠️ הפתרון:
על-מנת לייעל את התקשורת, יישמתי אוטמציה עסקית עבור BeWeekly שששלחה הודעות אוטמטיות ב - WhatsApp במקרים שצוינו לעיל:
ברוכים הבאים למשתמש חדש:
כל משתמש חדש מקבל הודעת ברכה אישית לוואטסאפ לפי השם שלו, עם טיפים לניצול השירות באופן מיטבי.
תזכורת ראשונה לרשימת הקניות: תזכורת אוטמטית נשלחת כמה ימים לפני תאריך המשלוח לוואטסאפ עם שם הלקוח ורשימת המוצרים , המעודדת לקוחות לבדוק ולעדכן את רשימת הקניות שלהם כדי לערוך, למחוק או לבטל את ההזמנה במידת הצורך.
תזכורת למועד אחרון: הודעה אוטמטית סופית נשלחת לוואטסאפ כאשר מועד הקפאת השינויים מתקרב, ולא יהיה ניתן לשנות את ההזמנה ומוודאת שהלקוחות לא מפסספים את ההזדמנות לבצע שינויים אחרונים.
שליחת קבלה בצורה אוטמטית לוואטסאפ ברגע שלקוח שילם על הזמנה שסופקה לו: ברגע שלקוח קיבל את המצרכים עד אליו לבית, קבלה של ההזמנה נשלחת בצורה אוטמטית לוואטסאפ בקובץ pdf.
📈 התוצאה:
האוטומציה של התהליכים העסקיים שחררה זמן יקר עבור צוות BeWeekly, ואפשרה להם להתמקד בצמיחה אסטרטגית ובבניית המותג במקום במשימות חוזרות וידניות. לאפשר לחברה להתעסק בפיתוח העסקי ופיצ'רים חדשים ומעל הכל שביעות הרצון של הלקוחות השתפרה, ותחושת החיבור עם הלקוח והמעורבות עלתה.
כמה דוגמאות 🛒🥳🚚

מוזמנים להציץ על וידאו קצר על האפליקציה
פגישת Discovery באוטמציה עסקית:
הצעד הראשון בעולם האוטמצהי העסקית היא פגישת Discovery, שבה נבין לעומק את הצרכים והאתגרים הייחודיים של העסק. לפני שמתחילים במציאת פתרונות, חשוב לשתף פעולה עם כל הגורמים המרכזיים בעסק - שיווק, תפעול, מכירות או כל מחלקה אחרת בחברה, על-מנת שנוכל לזהות את נקודות הכאב של בעל העסק והתהליכים החוזרים וידניים שמהם אפשר להפיק את התועלת הגדולה ביותר עבור העסק באמצעות בניית אוטמציה.
במהלך השלב הזה שהוא הכי חשוב בכל פרוייקט אוטמציה עסקית, נבחן את הנושאים הבאים:
קהלי יעד: נבין מי קהל היעד המרכזי של העסק וכיצד הוא מתקשר בד"כ עם העסק.
המוצרים שהעסק משווק: נסקור את מגוון המוצרים או השירותים העיקריים שמניעים את הצלחת העסק.
תהליכי שיווק ומכירה: נבחן את התהליכים העסקיים סביב השיווק והמכירה, ונבחן את שיעורי ההמרה של העסק כדי לזהות הזדמנויות לבניית אוטמציה עסקית.
אתגרים ופערים בתהליך: נבין את המכשולים שיש בעסק או חוסר יעילות שיכול לגרום לעסק לעקב את הצמיחה ולהתעסק במה שחשוב באמת.
כלים ואוטמציה קיימת בעסק: נבחן גם את הכלים הקיימים היום בעסק, הפלטפורמות ואם קיים אוטמציה עסקית, ונבדוק כמה הם משרתים את הצרכים של העסק.
לסיכום:
כאשר מתחילים את המסע של אוטמציה עסקית בכל עסק, חשוב לזכור שהבסיס לאוטמציה מוצלחת היא להבין לעומק את הצרכים הייחודיים של העסק. לפני שמגיעים לפתרון ומיישמים כל פתרון, חשוב להיפגש עם בעל העסק (אם הוא עסק יחידני) או עם כל הגורמיים המרכזיים בעסק - שיווק, תפעול, מכירה, בכדי לזהות את המשימות שהם חוזרים עליהן בצורה ידנית וגורמת להם להאטה, ולזהות היכן יכול להיות טעויות אנוש (לדוגמא: ניהול לידים, לקוחות ועוד), ומה הם התהליכים העסקיים החוזרים על עצמם שניתן לייעל באמצעות אוטמציה.
תגובות